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    會議禮儀
    日期【2014-09-25 18:42】 共閱:【】次

    ■ 會議禮儀會議前

       在會議當中應該注意哪些禮儀:
      
       按參會人員來分類,會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議,可以分成產品發布會、研討會、座談會等。
       
       內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會,以及計劃會等等。
       我們以外部會議為例,講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議后。
      
       會議前
       在會議前的準備工作中,我們需要注意以下這幾方面:
      
        ·WHEN-會議開始時間、持續時間
        ·WHERE-會議地點確認
        ·WHO-會議出席人
        ·WHAT-會議議題
        ·OTHERS-接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等
      
       WHEN-時間,你要告訴所有的參會人員,會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。
       WHERE-地點,是指會議在什么地點進行,要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。
       WHO-人物,以外部客戶參加的公司外部會議為例,會議有哪些人物來參加,公司這邊誰來出席,是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。
       WHAT-會議的議題,就是要討論哪些問題。
       OTHERS-會議物品的準備,就是根據這次會議的類型、目的,需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
         
    ■ 會議禮儀會議中
       在會議進行當中,我們需要注意以下這幾方面:
      (1)會議主持人
      
       主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進程·避免跑題或議而不決·控制會議時間
      
      (2)會議座次的安排
       一般情況下,會議座次的安排分成兩類:方桌會議和圓桌會議。
       一般情況下會議室中是長方形的桌子,包括橢圓形,就是所謂的方桌會議,方桌可以體現主次。
       在方桌會議中,特別要注意座次的安排。如果只有一位領導,那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊,或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點,在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議,一般分兩側來就坐,主人坐在會議桌的右邊,而客人坐在會議桌的左邊。
      
       還有一種是為了盡量避免這種主次的安排,而以圓形桌為布局,就是圓桌會議。在圓桌會議中,則可以不用拘泥這么多的禮節,主要記住以門作為基準點,比較靠里面的位置是比較主要的座位,就可以了。   
     
    ■ 會議禮儀會議后
       在會議完畢之后,我們應該注意以下細節,才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括:
       會談要形成文字結果,哪怕沒有文字結果,也要形成階段性的決議,落實到紙面上,還應該有專人負責相關事物的跟進;
       贈送公司的紀念品;
       參觀,如參觀公司,或廠房等。
       如果必要,合影留念。   
     
    ■ 商務洽談會四項原則
       商界人士在準備商務洽談時,應當謹記如下四項基本原則:
      
       第一,客觀的原則。所謂客觀的原則,意即在準備洽談時,有關的商界人士所占有的資料要客觀,決策時的態度也要客觀。
      
       占有資料要客觀,是要求談判者盡可能地取得真實而準確地資料,不要以道聽途說或是對方有意散布的虛假情報,來作為自己決策時的依據。
      
       決策時的態度要客觀,是要求談判者在決策時,態度要清醒而冷靜,不要為感情所左右,或是意氣用事。
      
       第二,預審的原則。所謂預審的原則,含義有二:其一,是指準備洽談的商界人士,應當對自己的談判方案預先反復審核、精益求精;其二,是指準備洽談的商界人士,應當將自己提出的談判方案,預先報請上級主管部門或主管人士審查、批準。
      
       雖說負責洽談的商界人士擁有一定的授權、在某種特殊的情況下可以“將在外,君命有所不受”,或是“先斬后奏”。但是這并不等于說洽談者可以忘乎所以、一意孤行。在洽談之前,對自己的方案進行預審,既可以減少差錯,又可以群策群力、集思廣益,使方案更臻完美。
      
       第三,自主的原則。所謂自主的原則,是指商界人士在準備洽談時,以及在洽談進行之中,要發揮自己的主觀能動性,要相信自己、依靠自己、鼓勵自己、鞭策自己,在合乎規范與慣例前提下,力爭“以我為中心”。
      
       堅持自主的原則,有兩大好處:一是可以調動有關的商界人士的積極性,使其更好地有所表現;二是可以爭取主動權,或是變被動為主動,在洽談中為自己爭取到有利的位置。
      
       第四,兼顧的原則。所謂兼顧的原則,是要求商界人士在準備洽談時,以及在洽談過程中,在不損害自身根本利益的前提下,應當盡可能地替洽談對手著想,主動為對方保留一定的利益。
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